書類の電子化 (スキャン)とは？実際の手順をご紹介

スキャンできる状態にするための前作業を行います。

クリアフォルダーやバインダーからの取り外しを行い、

ホッチキスや、クリップは外し、付箋をはずし、

付箋が必要な場合、書類は用紙にテープ留めを行います。

用紙が折って収納されている場合は伸ばします。

原稿に大判や、非破壊の原稿（製本された契約書など）が

ある場合は、スキャナを変更する必要があるため、

バインダー情報と順序を記録します。

原稿の状態によっては時間がかかる作業です。

次に書類をスキャンして画像ファイルの作成をします。

スキャンする前にテストを実施し、カラーかモノクロか、

画像の解像度は適切か、他にもバインダーに綴じていた際の２穴を

どうするかなど、スキャン仕様でキレイにスキャンができるか確認し

実際のスキャンを実施します。

ファイルのサイズの試算を行い、保存予定のファイルサーバー・クラウドなどの容量も確認します。

 前処理で分類した書類の状態から、使用するスキャナは、

書類に合ったスキャナを選択します。

ファイル名やフォルダ名、タグ情報を登録します。

（タグ情報は検索システムでも使用します）

スキャンしたファイルは、検索できなければ活用できません。

どのように検索したいのかを、先にお聞きして、フォルダ体系・ファイル名のご提案を

有資格者が行っています。

登録したファイル名・フォルダ名・タグ情報はリストでお渡ししています。

あとで、変更したい場合（年度が先にしていたけど、書類の種類を先にしたいなど）も

受付可能です。

スキャンが終了したら、書類をどうするかによって、後作業の内容が変わります。

廃棄する場合は、粉砕・溶解処理をお受けしています。

書類をもとに戻す場合は、ホッチキスやクリップを戻すのか、

バインダーに元通りにするのかなどを、仕様決めの段階から決めておきます。

元に戻すのも、作業時間を必要としますので、あまり原本の書類を

使う必要がなければ、最低限の戻し方が、コストを抑えられます。

書類の電子化作業の工程は、大きくわけると、上記の４工程になります。

外部へスキャンを委託される場合には、

引き渡し方法・搬送・契約書の取り交わし・仕様を文書化する必要があります。