電子化の意味なし？？
大量書類・契約書等のスキャンの注意点
大量にスキャンする場合の、注意点をまとめました。
電子化すると、コストの削減（保管・印刷・運搬など）情報の共有・検索が簡単になる、
セキュリティ管理などの面から、思った以上にメリットがありますが、
電子化には、社内で行っても委託してもコストがかかります。
電子化を行う前に、スキャンする際の注意点を確認してみましょう。
スキャンをしても
「拡大しても読めない字がある」
「ページが もれている」
「書類のスミが折れていて、一部読めない部分がある」
があると
「原本を廃棄しようと思ったのに捨てられない」
「完全じゃないかもと思うとスキャンしたファイルを活用できない」
ことになってしまいます。
それでは、上記の不具合をなくすには、どうしたらいいのでしょうか？
自社でスキャンをされる場合、または委託をお考えの場合も、
参考にしてください。
「拡大しても読めない字がある」
これは、解像度をあげることで、だいたいは解決できます。
ただし、むやみに解像度をあげると、ファイルサイズが大きくなり、ページが開きにくくなってしまいます。
小さい文字（6ポイント以下程度、もしくは原稿の一番小さいと思われる文字）があるページを
「テストスキャンして 解像度を決定」しましょう。
「ページが 抜けている(スキャンができていないページがある)」
ページの抜けは、スキャン時の重送（２枚以上が一緒に取り込まれてしまうこと）にあります。
「うちのスキャナは＜重送検知＞がついているから大丈夫！」と思われている方もいらっしゃいますが、
実際には、用紙の種類によって＜重送検知＞の機能がついているスキャナでも、重送を検知してくれないことがあります。
実際に、当社でも日々スキャンを行っていて、重送しやすい用紙があります。
＜重送検知＞機能は、ついているスキャナですが、重送を検知してくれない場合があるのです。
それでは、どうするのか？
シンプルに「カウントしてから、スキャンした枚数と比較する」 という方法を取っています。
枚数が多い場合には、カウントする・・・となると、ちょっと時間がかかりますが、
ページが抜けているかもしれない状態では、お客様に納品できませんので、カウントを実施しています。
「書類のスミが折れていて、一部読めない部分がある」
書類の角が折れたままスキャンされている、または画像がナナメである、
などの不具合は、大量にスキャンを行う場合、出てきます。
他にも、蛍光ペンや薄い文字が読めない、
原稿の紙質で見づらいなどの不具合が出てくる可能性があります。
この場合、「全ページを目視確認 ＆ 再スキャン」を実施しています。
ページ数が多いけど？？と思われるかもしれません。
ですが、白紙ページを除去する、読める向きに回転する、とあわせて、全ページの目視確認を実施しています。
日々の少量のスキャンであれば、自社で可能ですが、大量の電子化作業は外部に任せて、必要な業務に注力するほうがムリ・ムダなく電子化を進められます。
電子化を外部にまかせたほうが良いと思われるのは、以下の場合です。
1. 大量の書類がある
2. ホッチキスでとめられている
3. 製本または折りが多いる書類
4. 自社の複合機などのスキャナでは対応が難しい用紙やサイズ
5. ファイル単位が細かく、ファイル名のセットが多い（契約書など）
当社ではお客様の目的やご要望に合わせて「電子化作業」のご依頼をお受けしております。
また、電子化した文書を使いやすくフォルダ管理、ファイル名のご提案なども行っております。
電子化をお考えの際は、お問合せください。
