契約書の保管でお困りではないですか？
✔契約書の保管場所を圧迫している
✔契約更新などの期限管理が煩雑
✔契約書がすぐに見つからない
✔だれでも探せるカンタン操作
✔EXCELだから導入コストが安価
✔追加スキャン分を登録可能
✔裁断せずにそのまま電子化
✔検索時間は数秒！
契約の相手方、契約年、契約種類などから、素早く契約書を検索できます。
画面左側のリストをクリックすると、対象ファイルを画面右側に表示します。
※この画面サンプルは、履歴書のサンプルを表示しています。
くわしくは、こちら。
契約書管理の顧客対応の迅速化や負担を軽くする、BCP対策などを目的に多くの企業が
契約書の電子化に取り組もうとしています。
しかし、計画もなく複合機などを使って電子化を進めると、たいていは頓挫してしまい、
失敗に終わります。
電子化を成功させるには、事前の現状把握、仕様を含めた計画を行い、
作業中は、品質がOKか、問題はないか、進捗管理を確実に行う必要があります。
私たちは、1999年から社内文書の電子化を開始し、電子化の有資格者が、
適切なフォルダ体系、ファイル名、タグ(付属情報)の登録をご提案します。
また、カンタンに検索できるExcelを使った検索システムをご提案しています。
検索時間の短縮、バックアップ体制の確立、保管コストの削減が可能です。
デモ・ご相談は、無料ですので、お気軽にご連絡ください。
TEL：092-551-5676（平日9時から18時）
契約書をスキャンして保存する場合の法的要件
おすすめの保存・データ活用法
契約書管理の顧客対
税法上、契約書、見積書、注文書、領収書等の取引に係る書類は、
最低でも７年間保存する義務があります。（法人税法施行規則59条ほか）
当社では契約書のスキャンにおいて、
「原本を別途保管しておいた上でスキャンする」方法を
ご提案しています。
その理由は・・・
スキャナ保存における「真実性の確保」要件が非常に厳しいこと。
「真実性の確保」要件の中でも「1.速やかなスキャニング」
「3.認定タイムスタンプ付与」の要件が必須となっており、紙で契約書を締結し、
保管している（3日や7日以上：実際には数年になります）契約書では、要件を満たさないからです。
原本として紙の契約書を倉庫等に保管をしてできるようにする目的で、デジタルデータ化する契約書に書かれた
情報をいつでも、どこでもアクセスする場合、法律要件の対象外となり、まったく問題ありません。
画像確認システムには、原本（紙）の保管場所を登録できますので、
原本を確認したい場合は、スムーズに検索・確認ができます。
原本の保管場所、廃棄状況なども確認できます。
参考：
契約書スキャン カンタン検索
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