電子化(スキャン)って

 

誰でもカンタンにできると思っていませんか?

 

使える検索できる仕組みを作ろうとすると

 

準備知識技術を必要とする作業です。

 

スキャニングを行う前に、

どの文書を、どこに(サーバやWeb)、名前をどうするか?

ファイル形式や解像度、ファイルの単位など、

取り決めを行う必要があります。

 

またホッチキスや付箋などをどうするか?仕様を決めたり、

劣化した資料、規定サイズでない資料、紙質もさまざまで

普及型のスキャナーではきれいにスキャニングできない資料もあります。

 

弊社の1999年より実施している長年の経験に裏付けられたスキャニング技術で

 高品質な電子化データと検索を行える文書リストの作成が可能です。

電子化は 単純にスキャナーを通すことではなく

フォルダ体系・ファイル名などを正確付与

検索できる仕組みをつくることが大切です

 

電子化を検討する時の確認ポイント

1.費用と仕様のこと

スキャンは、社内で行う場合も、委託する場合も、コストが発生します。

スキャンの仕様で押さえられるコストもあります。様は 文書の種類やサイズ・ 色・原稿の状態・ファイル名・格納フォルダ・終了後の処理(廃棄・別置保管)などを決定します。

  

2.検索が簡単にできるか

検索が思ったようにできなければ、スキャンしても時間の短縮には なりません。

ファイル名やフォルダ名を工夫してOK

 

3.画質は見たいところが見えるか

小さい文字で記載されている個所が重要な場合もあります。

例えば、5ポイント以下の文字は、原稿の状態にもよりますが、見えにくい場合があります。

カラーやモノクロの設定は、カラーが絶対に良いということではありません

原稿の状態(特に古い原稿)の場合、モノクロの方が見やすいハッキリとした画質得ることができる場合もあります

 

 

コスト時間もかかるからこそ

 納得できる仕上がりになるように 仕様確認して

検索できる!電子化を ご検討ください。

 

 

 

 

 

書類電子化の目的

 

時短による社員の生産性向

 

ワークスタイル変革を行うため

 

書類電子化による保管コスト低減

 

BCP(事業継続計画)

 

災害対策(震災・火災・水害など)

 

など様々な理由により

 

多くの法人が書類電子化に取り組んでいます。

 

 
以下のようなお悩みごとが1つでも あれば電子化をお勧めします

 

書類を探すのに時間がかかる

 

資料を他のフロアや部屋まで探しに行くのが面倒

 

書庫が多く、オフィスが狭い

 

新規の書類を保管する場所がない

 

紛失・破損のリスクを減らしたい

 

机の上が書類の山

 

社内で使用する 文書のコスト を 削減 したい

 

 

電子化メリットがある書類

 

検索している書類

 

捨てられない大切な書類

 

事業継続に必要な書類

 

劣化や破損・紛失したくない書類

 

上記に当てはまらない文書・書類は

スキャンをする必要はありません

 

メリットが出る文書を電子化して

時短・バックアップ・広々オフィス

 

を一気に実現できます。

 

電子化のメリット

 

電子化したほうが良い書類って?

    検索している書類

    捨てられない大切な書類

    事業継続に必要な書類

    劣化や破損・紛失したくない書類

 

上記に当てはまらない

文書・書類はスキャンをする

必要はありません。  

 

電子化のデメリット

 電子化には費用がかかります      

 社内で電子化するとしても、外部にアウトソースするにしても

 どちらも 膨大な費用(コスト)が発生します。

 社内で電子化する場合、例えば派遣社員を雇ったり複合機を購入したり

 作業・保管場所を確保したりすることで、予想以上の費用が発生する

 可能性が高まります。

 特に過去から溜まり続けてきた書類は膨大な量があるので、

 電子化に際しては責任者や担当者を設けて、電子化のルール体系をつくる

 必要があります。

 

電子化しても捨てられない書類があります。 

  電子化しても、一定の要件を満たさないと紙が捨てられない書類もあります。

   特に、社内で最も多く発生する経理関係書類は、

 「電子帳簿保存法」の要件を満たさないと電子化しても有効と認められません。

   そのためには、税務署に申請をして要件を満たした専用のシステムを導入したり

 社内規程を整備したりしなければなりません。

   単に社内でスキャンしてPDFにしただけでは紙の書類を全部捨てられるわけでは

 ありません。

 

電子データを探せるようにするためのデータ管理が必要です。 

     電子化しても、紙で保管していた時と同様、必要な時に、必要なものを探せなければ

  電子化した意味がありません。 

  電子化したデータにファイル名を付与したり、フォルダや階層を分けたりして

  整理する必要があります。

  電子データの管理は、目に見えないだけに、紙の書類よりもむしろ大変かも

  しれません。

 

事例の一例

  案件ごとに要望に沿って仕様を作成し

丁寧にスキャンします。

      技術開発資料のスキャン             (メーカー様)

      学籍簿のスキャン                        (大学様)

      社内報                                       (食品メーカー様)

      医学資料、文献のスキャン     (病院様)

      図面のスキャン                           (電話通信会社様)

      工場で使用する仕様のスキャン   (金属製造業様)

      役所へ提出する申請書のスキャン(通信会社様)

      完成図書のスキャン                     (建設会社様、コンサルタント会社様)

      契約書                                          (ソフトウェアコンテンツ販売会社様)

      閲覧調査資料                               (教育関連会社様)

         図面・建築資料のスキャン          (建築会社様)

公文書管理も電子化へ 20193月の記事

 

誰でもかんたんに検索できて、しかもExcelがインストールされていたら動くシステムを電子化したファイルと一緒に納品します。

 

適切なスキャンを行います。

  まずはお気軽にお問合せください。

企業専門のスキャニングサービスを行っています。

書類の種類・用途に合わせたスキャンを行います。
まずは貴社へお伺いし、
ご相談からスタートいたします。
電子化する書類の選定・
リスト化・梱包・引き取りサービス

もあります。大量の書類の電子化もお任せ下さい。

 

まずは気軽に お問い合わせを

 

      機密書類を安心して安心して任せられるか?

      電子化後に、社内で使えるようになるのか?

      モレなく、しっかりと電子化してもらえるか?

      費用はいくらになるのか?

      電子化以外でも相談にのってもらえるのか?

      など、お客様のお困り事項を解決いたします。