紙書類の困った電子化解決

スキャニング(電子化)するメリットには「業務効率化」「情報共有化」「省スペース化」

「検索性の向上」「迅速な問合せ対応」「紛失防止」「原本劣化防止」「災害復旧対策」

「コスト削減」「セキュリティ確保」があります。

オフィスの書類で、こんな「困った」はありませんか? 電子化で○○したい!が解決できます。


 

 

 

オフィス書類の 困った

 

○○したい

書類を探すのに時間がかかる。
担当者がいないと、書類がみつからない

➡ 

検索性を向上したい

他の人が使用していると、必要な時に使用できない。

 

情報を共有して利用したい

問合せがあった場合に、他の人が使用中で、閲覧できないことがあったり、検索に時間がかかったりするため、問い合わせの時間がかかっている

 

対応時間を短縮したい

 

キャビネットや書類保管庫がいっぱい

 

 

省スペース化したい

外部倉庫や書庫用フロアの賃貸コストがかかる。

ファイリング業務は残業時間で補っている

 

賃貸料、残業コスト削減したい

使用する機会が多いので、自分用にコピーしている。閲覧用に担当者にコピーを配付している。

 

紙・コピーコストを削減したい

使用頻度が高く、紙の劣化や破損、汚れがひどい

 

劣化を防止したい

誰でも閲覧・複写できる状態なので、セキュリティが心配

 

セキュリティをかけたい

ファイリングに時間がかかり、本来業務に注力できない

 

業務効率化を図りたい

災害に備えて、バックアップの必要性を感じている

 

事業継続計画(BPO)対策とて、バックアップの別置保存やクラウド管し理を行いたい

書類の紛失が心配。他のファイルやキャビネットに保存したり、個人が使用後戻さないと、永遠に見つからない可能性がある

 

紛失を防止したい



①書類を探すのに、時間がかかる。

 担当者が不在の場合、書類検索ができない。

 


電子データは、フォルダ名、ファイル名、作成日付などから、膨大な情報の中からでも、

素早く検索できますので、検索性を向上できます。いままでキャビネットで、探していた

よりもグンと、検索時間を短縮できます。

OCR(スキャナで読み取った画像から文字を識別)機能を付加すると、スキャンした 

ファイル内からも検索できます。

※読み取り精度は、原稿の状態、文字の種類、サイズなどにより異なります。

   手書きの文字の認 識は難しいので、おすすめいたしません。 

 


他の人が使用していると、必要な時に使用できない


電子データは、複数の人(部門)で、同時にファイルを参照することができますので、

情報を共有して、効率的に仕事を進められます。メールやクラウドで、離れた場所の人とも、

共有できます。

 


③問合せがあった場合に、他の人が使用中で、閲覧できないことが

 あったり、検索時間がかかったりするため、問合せ時間がかかってしまう。


電子データは、素早くカンタンに検索できますし、複数の人が同時にファイルを参照する

とが可能ですので対応時間の短縮を可能にします

 

 

よく利用する用紙は、紙の劣化、破損、汚れが進んでしまいます。電子データは、劣化しません。

原本の劣化を防止することができます。

劣化がないので、スキャンした時点の画像のまま、お使いいただけます。

 


キャビネットや書類保管庫がいっぱい


電子データにすると、USBメディアやハードディスクに大量に入れられます。

キャビネット数本分が、ハードディスク1個に!省スペース化により、オフィスを

広くお使いいただけます。スキャン後の書類の廃棄も、承っております。

 


⑤外部倉庫や書庫用フロアの賃貸コストがかかる。

 ファイリング業務の残業コストがかかる。


大量の書類を保管するフロアや、移動式キャビネット、外部倉庫の賃借コストは、

期間がかさむと賃貸コストも膨大になります。賃貸料が高い場合、そのコストだけでも

電子化するメリットがある場合もあります。

また、ファイリングには、時間がかかります。穴を開けて、インデックスを貼り、 

ファイルにとじて背表紙を作って、貼って、指定場所に保管・・・となると、

かなりの手間です。電子化することにより賃貸料、残業コスト削減できます

 


⑥使用する機会が多いので、自分用にコピーしている
 閲覧用に担当者にコピーを配付している


同時に使用する機会がある書類を、担当者ごとにコピーをお持ちの場合がありますが、

印刷・用紙代がかかります。電子データにすると、同時に閲覧できますので紙・コピーコスト

を削減できます。遠隔地へデータを転送することも、カンタンです。(メールやファイル預りサービスなど)

 


⑦使用頻度が高く、紙の劣化や破損、汚れがひどい


ご利用頂く前に、コチラの発送条件を確認下さい。

見積り依頼下されば、ご指示頂きたいことは全てお尋ね致します。
下記5つのステップごとに、細かく報告メールもしくはお電話致します。

 


⑧誰でも閲覧・複写できる状態なので、セキュリティが心配


誰でも開閉可能なキャビネットに入れている状態では、セキュリティが心配な書類もあります。

電子化したファイルもしくは、フォルダにアクセス制限をかけることができます

不要な閲覧、複写を防止することが可能となりセキュリティレベルを上げること

ができます。

 


⑨ファイリングに時間がかかり、本来業務に注力できない


紙のファイリングには、思うより時間がかかる作業です。

用紙を揃えて、穴を開けて、インデックスを作成し、背表紙を作成し、所定場所に保存・・・。
保存しようと思っていたキャビネットがいっぱいの場合は、場所の確保から…。

電子データは、適切なファイル名をつけて、保存しているフォルダに入れるだけ

ファイリング業務など業務効率化を図れるため、その時間を本来業務に注力できます

 


⑩災害に備えて、バックアップが欲しい


オフィスの書類の課題として、"後回し"にされがちなのがBCP対策です。

電子化すると、原本を倉庫に、電子データを遠隔地で保存することが可能になります

電子データはコピーが容易です。共有のサーバー、フォルダに入れていただいて、

活用できます。 

BCP(事業継続計画)とは?

企業が自然災害、大火災、テロ攻撃などの緊急事態に遭遇した場合において、事業資産の損害を

最小限にとどめつつ、中核となる事業の継続あるいは早期復旧を可能とするために、平常時に

行うべき活動や緊急時における事業継続のための方法、手段などを取り決めておく計画のこと。

(中小企業庁ホームページ:http://www.chusho.meti.go.jp/bcp/

 


⑪書類の紛失が心配


よく利用する用紙は、紙の劣化、破損、汚れが進んでしまいます。また返却忘れ、紛失などが

起こる可能性もあります。

電子データにすれば、書類の出し入れがないためファイリングミスや未返却が発生しません

紛失防止につながります。




スキャニング(電子化)のデメリット

 

スキャニングすることには、デメリットもあります。

すべての紙文書を電子化して、紙をなくすことだけが、良いことでも

ありません。

例えば、コピーが容易であるメリットの裏返しが、
情報漏えいの可能性を高めるデメリットになる場合もあります。

 


・パソコンがないと管理できません。

・完全に同じコピーを容易に作ることが出来ます。

・改ざんが容易にできるファイル形式・メディアがあります。

・体系化されたフォルダ管理、名前付けルールがない場合、膨大なファイルの中から

  1ファイルを探すことが難しくなります。

・パソコンやシステムはトラブルで使えなくなる可能性があります。

・セキュリティは重要です。(コンピュータウイルスや停電、落雷など)。

・長期保存の場合、メディア自体が劣化し完全に読めなくなる場合があります。

・データの互換性がなくなる場合があります。

 


セキュリティ対策、長期保存を考慮したファイル形式を考える、文書管理のルールの策定などを

行うことにより、軽減できるデメリットもあります。

デメリットを理解し、メリットを最大限に発揮し、使いやすい安心な電子化のご提案をいたします



電子化:弊社の事例

弊社では、1999年に社内文書のスキャンを開始しました。最初は、様々なトラブルが発生し、

形ができるまで、試行錯誤の連続でした。その後、文書管理・電子化に関する資格を取得し、

知識を得て、使いやすいシステムをつくることができました。現物の紙書類では、到底難しい

検索性の向上、処理時間の短縮、情報の共有化ができ、時間コストだけでなく、コピー・印刷の

コストも削減できました。同じように、大量の書類の管理でお困りの企業様に、電子化の良さを

実感して頂きたいと思い、電子化業務をはじめました。それぞれの業務に沿った電子化をご提案

いたします。

 


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株式会社 福岡アドセンター 電子化サービス部 (平日9時~18時)

 

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