スキャンを外注する理由


どうして、スキャンを外注するのでしょうか?

 

答え・・・めんどうだし、手間がかかる から です。

 

電子化は、「スキャナで、写真や文書などの原稿を読み込んで、デジタルの画像データにする」ことです。

複合機にもスキャナ機能は、ついていますし、スキャンする行為は、オフィスでは一般的になりました。

オフィスでスキャンする場合の手順 

 

①ファイルから文書を取り出し、ホッチキスをはずし、フセンをはずし、

   ファイル単位で揃える。

 

②スキャナにセットし、データ形式、色、解像度の設定と保存先を指定

 する。 

 

③スキャンを行う。

 

④保存したファイルを指定フォルダに移動し、名前を変更する。

 

書類は、もとの状態に戻す。

 

⑥画像を確認し、必要であれば、取り直しを行う。

 

スキャナが高速化して、スキャンの時間が短縮できても、手間が少なくなるわけではないのです。


 

 

社内で、特別な知識がなく、スキャンを正確に行うことは難しい。

 

 

電子化は、決めたルールに従って該当フォルダに、決められたルールに従った

名前をつけて保存する必要があります。保存先フォルダや、ファイル名を間違えると

永遠にファイルが見つからない可能性もあります。

スキャンもれをなくすこと用紙の折れ、曲がり、不鮮明を修正するとなると、

かなり時間とスキルが必要になります。

 

 


 

  スキャン専門会社に委託するメリット

 

  ・人材を本来業務に集中させることができます。

 

  ・教育や指導のための時間と経費が不要です。

 

  ・アルバイトを雇う場合の採用にかかるコストが要りません。

 

  ・委託すると、機材の運用コスト(保守料)の削減も見込めます。

 

  ・専門的な知識とスキル、経験がありますので、高い品質のスキャンファイルを

 

  スピーディに納品できます。

 

  ・書類の種類、現在の運用方法などから、使いやすい文書管理のご提案ができます

 

 


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