手書きの調査シートをスキャニングし、問合せ対応時間を大幅に縮小

業種 :調査会社

 

対象物:手書きの調査シート 21,000ファイル 360,000ページ

            指定のエリアコードと、調査年を付与して、スキャンを行いました。

            初年度は、1年分(2,300ファイル 40,000ページ)をスキャンし、

その後8年分を追加スキャンしました。

 

問題点:調査シートの保管場所の不足(キャビネット18本分)

            前回以前の調査内容を確認したいことが、1日に100件程度あり、キャビネットから、

対象物を探すのに、1件あたり15分以上時間を要していました。

また複数年分を探したくても、時間がかかりすぎるため、諦めているという状態でした。

 

効果 :キャビネット約18本分の書類をなくすことができました。

            また、適切な名前付けと、文書管理により、過去の調査シートをカンタンに素早く

            パソコンで確認できるようになったことにより、業務効率があがり、問合せ対応時間を

            短縮することができました。適切な文書管理により、複数年分を一気に検索できるよう

    になり品質の向上につながりました。

             

履歴書をスキャニングし、検索時間を短縮。素早く確認できる仕組み

業種 :派遣業務委託会社

 

対象物:履歴書・経歴書・面接時の記載シート 1,500名分 9,500ページ

 

問題点:スキャン以前は、履歴書のファイリングに時間を要していました。

            また、履歴書を検索するときにも、対象の綴りを誰かが参照していると、

            同時に見られないという問題がありました。

 

効果 :検索システムと連動することにより、対象者の履歴書をシステムから開くことが

    できるようになりました。

        スキャンしたファイルにセキュリティをかけることにより、閲覧・印刷等を

    制御できるようになり、個人情報保護の観点からも有効でした。

             スキャニング以前は、対象の方のみを確認しづらかったため、コピーをとることが

            多かったそうですが、画面上での確認で終了できるようになったため、コピーに

    かかる用紙、印刷コストの削減につながりました。

  

                    

カタログをスキャンし、営業の機会を逃さず、見積書作成にも効果あり

業種 :工場関係向け商社

 

対象物:カタログ430

 

問題点:様々な商品を扱うため、カタログが膨大にありました。

            同じ商品のカタログでも、年度ごとなどで、複数存在し、どれが最新のカタログか

    不明でした。 見積書の作成では、対象の商品名、品番などを確実に記載する必要が

    あるため、カタログが手元にないと、不便な状態でした。

   

効果 :iPadで、カタログを持ち出して、営業先で確認できるようになりました。

           しおりをつけたことにより、営業の現場で、素早く対象のページを見ていただける

    ようになりました。

   (ページ数が非常に多いカタログもありましたのでしおり”のオプション

    つけていただきました)

    OCR処理で文字認識を行い、見積書の作成時などに、コピー&ペーストで、

            商品名、品番を貼り付けることができるようになり、事務処理時間の短縮に

            つながりました。

OCR処理:光学式文字読取装置。手書き文字や印字された文字を光学的に読み取り、

前もって記憶されたパターンとの照合により文字を特定し、文字データを入力すること。

 

申請書をスキャニングし、次回以降の再利用、確認に使用

業種  : 通信工事会社

 

対象物:申請書類55万枚 27,000ファイル

 

問題点:自社内でのスキャニングを実施されていましたが、社内で行うと人件費が高くなるため、

            外注でのスキャンをご希望でした。

 

効果   :指定された期日内で、スキャニングを行い、納品いたしました。

            ダンボールで145箱の書類が、1つのハードディスクに保存できました。

            確認後の書類は、廃棄できるため、保存コストの削減につながりました。

各所に提出される申請書をスキャンすることにより、次回以降の申請内容の確認および

            再利用が可能となりました。

 

 

 

資格取得に必要な書類を電子化して、効率的に学習データ作成

業種  : 個人依頼主

 

対象物:学習用教材等

 

問題点:資格取得のために、効率的に勉強するため、分厚い教材から自分の不得意分野を

    抽出したいとのことでした。

    複合機でスキャンしたPDFファイルをお持ちでしたが、画質が荒く、見づらい状態でした。

 

効果   :PDFファイルは、お持ちでしたが、画質が悪く、見づらかったため、スキャンのし直しと、

    OCRをかけて、文字検索ができるように、しました。

    画質・OCRの精度とも、ご満足いただけました。

 

 

 

関連するページ