コスト削減例(時間・場所コストの削減)

 

 スキャンによる大きなメリットが、業務効率化とコスト削減(時間および場所)です。

 

時間コストを削減!

1人が1日に、紙書類を検索する時間は平均10分~20分といわれています。

スキャンにより、書類検索の時間を1日10分程度減らすことができれば、

大幅なコスト削減になります。

 

場所コストを削減!

 

キャビネット5本分賃貸料を、以下の条件で算出します。

オフィスの賃料:10,000円/㎡(ひと月)

キャビネット1本あたりの面積:1㎡(開くことも考えて)

キャビネット5本分を電子化すると・・・

 

1㎡あたりの賃料@10,000円×キャビネット5本分×12ヶ月

 

※福岡市のオフィスの賃貸料の坪単価

 平均額13,743円 2018年3月時点

 

1年間で600,000円のコスト削減!

 

 

スキャンにかかる費用は?

 

 

キャビネット1本には、約2万枚の書類が保管可能です。

(1段4000枚、5段で20,000枚)

 

 

スキャン費用は、全体の書類枚数、書類の状態、ファイル数、

ファイル名の文字数、

クリップ、ホッチキス、付箋の有無などで、単価5円~変動します。

1枚あたり15円のスキャン費用で、キャビネット5本分のスキャン費用は、

1枚あたりの単価15円×(2万枚×キャビネット5本分)=

 

 

キャビネット5本分で 1,500,000円

 

 

 

     一方、紙で保管している場合の費用は?

 

    年間2,580,000円(時間コスト1,980,000円+場所コスト600,000円)

    なんと1年で十分に、スキャンした方がコストを抑えることができるのです。

    スペースのコスト(年間60万円)だけを考えても、2年半程度で元を取ることができます。

    キャビネットが数本分でもなくなれば、オフィスを広く使っていただけます。

 

スキャンしたほうが良い書類

 

よく検索を行う文書捨てられないけれど必要な文書、

原本がなくなると業務に支障がでる文書などは、

特にスキャンのメリットを実感していただけます。

昔の書類ではなく、最近の書類から、電子化をすすめると、良さを実感していただけます。

 

ペーパー“ストック”レス 

 限られたオフィス空間での業務パフォーマンスを上げるため、保存すべき文書以外は

一切ストックしておかないという考え方。かといって「紙文書は悪」ということでは

ありません。法的に必要な書類や、お客様へお渡しするプレゼン資料など、印刷した

ほうがいい文書はもちろん印刷するという考え方で、印刷コスト、管理・保管コストを

抑えることができます。

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スキャン効果測定シート

キャビネット本数、ダンボール数と、検索時間、人数から

スキャンの効果を測定していただけます。

ダウンロードしてお使いください。

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スキャン効果測定シート.pdf
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