書類の電子化 (スキャン)のとは?実際の手順をご紹介

スキャンするだけじゃないの!?書類の電子化の手順とは?

 

書類の電子化とは、紙媒体の書類を画像形式(デジタル)データに変換することです。

 

一般的には、スキャナ機器を用いてPDFファイル形式にします。

 

重要な書類(契約書など)であれば、電子化して通常利用の効率性をアップし、

 

原本は紛失や破損のリスクから保護し、保存の長期性を図れます。

 

通常利用と、長期保存の両立ができます。

 

書類をスキャンしてPDFにするだけなら、簡単!と思われる方も多いのですが、

 

実際にはスキャンをする前、そしてスキャンをした後も大切な作業があるのです。

 

では早速、電子化作業の基本的な流れについてご紹介していきます。

 

書類の電子化作業の流れ

 

 1.前作業 2.スキャン作業 3.データ登録作業 4.後作業(原稿戻し・処分)

 

 

電子化を実施する場合、外部に委託する場合も、自社内で電子化を実施する場合も、必ず必要な作業です。

 

1.前作業

スキャンできる状態にするための前作業を行います。

 

クリアフォルダーやバインダーからの取り外しを行い、ホッチキスや、クリップは外し、付箋をはずし、

付箋が必要な場合、書類は用紙にテープ留めを行います。

 

スキャンしたファイルを1件ずつ画像データにしたい場合は、区切り用紙の挟み込みを行いながら作業します。

 

A3用紙が折って収納されている場合は伸ばします。

 

原稿に大判や、非破壊の原稿(製本された契約書など)がある場合は、スキャナを変更する必要があるため、

バインダー情報と順序を記録します。

 

 

原稿の状態によっては(ホッチキス・付箋が多い、クリアフォルダーから用紙を取り出す、

スキャナを途中で変更の必要がある)かなり時間がかかる作業となります。

 

2.スキャン作業

次に書類をスキャンして画像ファイルの作成をします。

 

スキャンする前にテストを実施し、カラーかモノクロか、画像の解像度は適切か、

他にもバインダーに綴じていた際の2穴をどうするかなど

スキャン仕様でキレイにスキャンができるか、確認し、実際のスキャンを実施します。

 

ファイルのサイズの試算を行い、保存予定のファイルサーバー・クラウドなどの容量も確認します。

 

 

前処理で分類した書類の状態から、使用するスキャナは、書類に合ったスキャナを選択します。

 

3.データ登録作業

ファイル名やフォルダ名、タグ情報を登録します。(タグ情報は検索システムでも使用します)。

 

スキャンしたファイルは、検索できなければ活用できません。

 

どのように検索したいのかを、先にお聞きして、フォルダ体系・ファイル名のご提案を有資格者が行っています。

 

登録したファイル名・フォルダ名・タグ情報はリストでお渡ししています。

 

あとで、変更したい場合(年度が先にしていたけど、書類の種類を先にしたいなど)も受付可能です。

 

当社では、検索システムを納品時にスキャンファイルを登録してお渡しすることも可能です。

 

キーワード、アンド検索で、素早く文書を検索できます。

 

 

4.後作業(原稿戻し・処分)

スキャンが終了したら、書類をどうするかによって、後作業の内容が変わります。

 

廃棄する場合は、粉砕・溶解処理をお受けしています。

 

書類をもとに戻す場合は、ホッチキスやクリップを戻すのか、バインダーに元通りにするのかなどを、

仕様決めの段階から決めておきます。

(元に戻すのも、作業時間を必要としますので、あまり、原本の書類を使う必要がなければ、

最低限の戻し方が、コストを抑えられます)

 

書類の電子化作業の工程は、大きくわけると、上記の4工程になります。

 

外部へスキャンを委託される場合には、引き渡し方法、搬送、契約書の取り交わし、仕様を文書化する必要があります。

 

もし、自社内での作業は難しいと感じられる場合は、当社で書類の電子化サービスを実施しておりますので、

 お気軽にご相談ください。